İş Hayatı

İş hayatı ile ilgili bilgilendirici ve yaşam kalitenizi yükseltmeyi amaçlayan makale ve yazılaran bu sayfadan ulaşabilirsiniz.

Şirketinizin Seyahat Politikasından En İyi Şekilde Faydalanmanın Üç Yolu!

Seyahat politikaları, önemli tasarruf araçları olarak bilinir. Peki, bu politikaların toplam kârı artırmanın ötesinde faydalar sağlayabileceğini ya da daha iyi çalışan deneyimi ve daha yüksek hayat kalitesi de yaratabileceklerini hiç düşündünüz mü?

Rezervasyon ve konaklama konusundaki sorunlar, iş seyahatine çıkmış herkese son derece tanıdık gelecektir. Şirket açısından bakıldığında da durumun pek iç açıcı olduğu söylenemez. Birçok şirket, hala modası geçmiş seyahat politikalarını uygulamaya devam ediyor. Bu nedenle karmaşık ve yüksek maliyetli hale gelen bu süreç, uyumluluk düzeyini de aşağıya çekiyor. Konuya ilişkin araştırmalar, şirketlerin yaklaşık %80'inin yazılı ya da resmi bir seyahat politikasına sahip olduğunu, ancak çalışanların %45'inin bu konuda daha fazla beklentiye sahip olduğunu ortaya koyuyor. Peki, bu başarısız politikaların tıkandığı noktalar nelerdir? Konuya ilişkin üç ana sorunu aydınlatması için konunun uzmanı olan Sodexo Travel and Expense CEO'su Sebastien Marchon'a bu soruyu yönelttik.

1. Politikanızın günümüz çalışanlarının beklentilerine ve hayat tarzlarına uygun olduğundan emin olun

Her geçen gün daha bağlantılı hale gelen günümüz dünyasında, iş seyahatleri de bundan nasibini alıyor. Seyahat politikaları, günümüz çalışanlarının yeni davranış ve alışkanlıklarını dikkate almalı. Başta Y Kuşağı olmak üzere pek çok çalışan için iş hayatı ile özel hayat arasındaki sınır ortadan kalmış durumda. Eskiden yalnızca iş seyahati veya eğlence seyahati olarak gördüğümüz kavramlar, artık “eğlenceli iş seyahati” kavramına dönüştü. Mesela çalışanlar, hafta ortasında gerçekleşen bir konferansın ardından bir şehri veya ülkeyi keşfedecekleri bir hafta sonu kaçamağına sıcak bakıyor. Yapılan bir araştırmaya göre, Y Kuşağındaki her beş kişiden ikisi, iş seyahatine eşini ya da bir aile bireyini getirmek istiyor. Seyahat politikalarını belirlenirken, şirketlerin bu tür esneklikleri dikkat alması artık bir gereklilik haline geldi.

AirBnb ve Uber gibi pazara yeni giren özgür şirketler de bu esneklik fikrini destekliyor. “Seyahat politikaları genelde çok katı olabiliyor,” diyen Sebastien Marchon sözlerini şöyle sürdürüyor: “Artık şirketler, mevcut kurumsal çözümlerini çalışanlarının alıştığı günlük özel çözümlerle bir araya getirmeli ve bu duruma uyum sağlamalı.”

2. Sunulan faydalar konusunda etkin bir iletişim sağlayın

Bir seyahat politikasının başarılı olup olmaması, büyük ölçüde şirketin bu politikayı çalışanlarına nasıl aktardığına bağlıdır. Marchon konuyla ilgili şunları söylüyor: “Geleneksel politikalar olabildiğince fazla sayıda konuyu ele alma kaygısıyla kaleme alındıklarından, hiç kimsenin tamamını okumaya zaman ayırmadığı uzun ve sıkıcı metinler haline gelmiş durumda. İletişimler, en önemli konuları bir sayfalık ya da daha kısa bir metinde özetlemeli. Aynı şekilde elektronik cihazlar da seyahat politikasını ayrıntılı biçimde kapsayabilir.”

Ayrıca şirketler, bazı kuralları tamamen ortadan kaldırarak konunun kâr-zarar hesabının ötesine geçmesini sağlayabilir. İnsanların kuralları sevmediğini belirten Marchon şöyle devam ediyor: “Şirketler ekonomi sınıfında uçmak ya da en fazla üç yıldızlı otellerde kalmak gibi kurallar belirlemek yerine, sadece önceden anlaşılmış seçenekleri ve tedarikçileri içeren kurum içi bir sistem geliştirebilir. Maliyeti kontrol etmek ve uyum sağlamak için çok daha incelikli bir yol sunan bu yöntem, daha fazla verimlilik sağlar ve daha iyi karşılanır.”

Maliyet yönetimi oldukça önemli bir kriterdir. Ancak şirketler, politikanın sunduğu diğer faydaları da dile getirmelidir. Araştırmalara göre, çalışanların tamamına yakını (%96,6) seyahat politikalarının sadece maliyet yönetimini sağlamak için uygulandığına inanıyor. Öte yandan çalışanların %79'u, şirketlerin zaman ve para tasarrufuna çalışan sağlığından daha fazla önem verdiğine inanıyor. İşverenler, güvenliğin artırılması gibi faydaları vurgulayarak uyumluluğu destekleyebilir. Marchon konu hakkında şunları söylüyor: “Maalesef daha riskli zamanlarda yaşıyoruz. Şirketler ciddi bir olay sırasında çalışanlarının nerede konakladığını bilirse, seyahat halindeki çalışanların güvende olduğunu ve sağlık durumlarını derhal teyit edebilir. Ayrıca seçeneklerin önceden onaylanması, şirketlerin konaklama alanlarının güvenli yerlerde olduğundan ve buradaki otellerin belirli güvenlik gerekliliklerini karşıladığından emin olmasını sağlar.”

3. Çalışanları uyum sağlamaya teşvik edecek bütüncül bir politika sunun

Mükemmel bir politikaya sahip olmak ile seyahat edenlere gerçekten kullanabilecekleri bir çözüm sunmak birbirinden çok farklıdır. “Seyahat ve harcama çözümlerinin çoğu, kullanım kolaylığı veya mobil uyumluk sunmuyor. Tüketici olarak alıştığımız gibi fotoğraf ve lokasyon bilgisi içeren çözümler de sağlamıyor. Kısacası bu araçlar, çalışanlardan çok fazla şey bekliyor.” Sonuç olarak çalışanların yalnızca %50'si rezervasyon yaparken onaylanan kanalları kullanıyor. Öte yandan cazip ve kullanıcı dostu olan ve seyahatle ilgili güçlükleri gerçek anlamda hafifleten araçlar kullanıldığında, kullanım ve uyumluluk oranlarında artış görülecektir. Üstelik maliyetten tasarruf etmek ve çalışanlara genel olarak daha iyi bir deneyim sunmak da mümkün olabilir.

Marchon, “Sodexo olarak yeni bir bütüncül çözümü piyasaya sunuyoruz,” diyor. Değer zincirinin tamamını kapsayan mobil uyumlu platform, otel rezervasyonundan araç kiralamaya kadar tüm seyahat planlama aşamalarında kullanıcı deneyimini standartlaştırıyor ve dünya çapında 800 bini aşkın konaklama tesisine erişim sağlıyor. Üstelik sistem, can sıkıcı masraf raporlama süreçlerini bile kolay hale getiriyor. “Örneğin taksi kullanan bir çalışanın yapması gereken tek şey, ilgili fişin fotoğrafını çekerek sisteme yüklemek. Gerisini platform hallediyor.”

“Kısacası şirketler, modern ve kusursuz bir kullanıcı deneyiminin önemini göz ardı etmemeli. Seyahat zahmetli ve yorucu bir süreçtir. Seyahat politikasının asıl amacı, uygun içerikler ve uygulaması kolay çözümler sunarak, çalışanların günlük yaşamını kolaylaştırmaktır. Bunu başardığımızda, sadece uyumluluğu güçlendirmekle kalmayıp, aynı zamanda seyahat edenlerin yaşam kalitesini, işe bağlılığını ve performansını da artırmış oluyoruz.”

Kaynaklar:

  1. https://www.inc.com/rebecca-borison/how-companies-can-convince-their-employees-to-save-money-on-business-travel.html
  2. https://blog.bonus.ly/how-to-make-business-travel-better-for-employees