Değişen Çalışma Modelleri ile Değişen "Performans Yönetimi" Sistemleri

Belli bir amaca ulaşmak, bir şeyi başarmak, sonuçlandırmak ve bir işe emek vermek amacıyla gösterilen çaba olarak tanımlayabileceğimiz “performans” kavramı, insanların hayatlarının belli dönemlerinde karşılaştıkları ve değerlendirildikleri süreçleri ifade ediyor.

Yani yaşam döngümüzde ister okul ister çalışma hayatımızda hepimizin performansı bir biçimde ölçülüyor, değerlendiriliyor ve elde edilen sonuçlar üzerinden hakkımızda bir izlenim ve bilgi oluşturuluyor.

Ekosistemin değişim dinamiklerine göre (ekonomik, toplumsal, çevresel, konjonktürel, kuşaksal vb.) çalışanların ödüllendirilme ve desteklenme ihtiyacı ve beklentileri de çeşitlilik gösterebiliyor.

Şeffaf ve Güven Veren Değerlendirme

Doğal olarak, performans yönetim sistemleri, gerçekleşmelere odaklanan ve iş sonuçlarıyla ilişkili yapılandırılmış süreçlerle ilgilenir.

1.       Şeffaf ve güven veren ölçme ve değerlendirme uygulamalarının amaca uygun yapılabilmesi için;

2.       Çalışana performans yönetimi sisteminin varlığı, amacı, kriterleri ve işleyişi hakkında bilgi verilmesi,

3.       Çalışanın performans hedeflerinin görev tanımı, iş yükü, yetkileri ve sorumluluklarına göre gerçekçi bir şekilde belirlenmesi,

4.       Çalışana veriye dayalı, etik ve eşitlikçi bir yaklaşımla ve düşük performans gösteren çalışana yapıcı, gelişim odaklı geri bildirim verilmesi

performans yönetim sisteminde bulunması gereken kritik unsurlar ve yöneticilerin sahip olması gereken beceriler arasında bulunuyor.

Sebep sonuç ilişkisi açısından bakarsak; diyalog ve iş birliği ortamlarını etkileyen unsurlar arasında çalışanın ve yöneticinin bireysel ve profesyonel yetkinlikleri, sorumlu olduğu görevleri, ulaşması beklenen hedefleri, tutum ve davranışları ve yapılan işin sonuçları performans yönetim sisteminin omurgasını oluşturuyor.

Yöneticinin performans geribildirimi görüşmeleri sırasında;

1.       Çalışanla kurduğu iletişimin saygılı, açık ve şeffaf olmasına,

2.       Çalışandan beklenen görevlerin ve iş sonuçlarının net olarak ifade edilmesine,

3.       İşle ilgili kritik hususların belirtilmesine,

4.       Çalışana spesifik ve güncel gündemler doğrultusunda geribildirim verilmesine,

5.       Çalışanın olumlu performansının takdir edilmesine ve başarılarının kutlanmasına,

6.       Çalışanın işini sürekli iyileştirmesini ve öneri vermesini teşvik edici, özendirici ve cesaretlendirici bir dil kullanılmasına,

7.       Uzaktan görüşmelerde performansla ilgili hassasiyet içeren konular olması halinde görüşmelerin bire bir ve tercihen yüz yüze gerçekleştirilmesine

özen göstermeleri beklenir.

Performans yönetim süreci bir yönüyle sistematik ve operasyonel süreçleri, diğer yönüyle de insani temel gereksinimleri içerir.

Dijitalleşme, Uzaktan Çalışma ve Performans Yönetimi

Dijitalleşmeyle birlikte şirketlerde iş yapış biçimleri ve çalışma modellerinde farklı uygulamalarla karşılaşıyoruz ve görüyoruz ki esnek ve/veya uzaktan çalışma, iş yaşamının normu olarak kabul edilmeye başlanmış durumda. Dijital verimlilik programları aracılığıyla özellikle operasyonel performansın ölçülmesinde ve değerlendirmesinde bu tür araçlar etkin bir şekilde kullanılıyor.

Yılda bir veya iki kez yapılan geleneksel performans değerlendirme görüşmelerinin yerini, daha kısa aralıklarla, etkileşimli, yapıcı geribildirimin etkin olduğu dinamik ve çözüm odaklı değerlendirme uygulamaları almakta.

Öte yandan, Covid19’un başlangıç zamanlarında ve devamında uzaktan çalışma koşullarını değerlendiren Uluslararası Çalışma Örgütü’nün (ILO) 2020 kılavuzuna göre; uzaktan çalışmanın etkili olması için çalışma ortamının yöneticiler ve çalışanlar arasında diyaloğa ve iş birliğine dayalı olması gerektiği belirtiliyor.

Unutulmamalıdır ki, uzaktan çalışma, çalışana artan bir masraf yükü de getirmekte, doğal olarak ısınma, internet, elektrik tüketimi gibi temel giderlerde önemli oranlarda artış görülmektedir. Bu nedenle, şirketlerin çalışanlarını destekleyecek ve motive edecek ek gider desteği sağlamalarının gerekliliği de öne çıkmaktadır. Çünkü bu durum, çalışan performansını etkileyebilecek, göz ardı edilmemesi gereken dönemsel değişkenleri barındırmaktadır.

Uzaktan çalışma döneminde performansı olumlu yönde desteklemek için;

1.       Sık geribildirim ile iletişimin sürekli hale getirilmesi,

2.       Hedeflerin SMART (Net, Ölçülebilir, Kabul Edilebilir, Gerçekleştirilebilir, Zaman boyutu olan) bileşenlerine göre oluşturulması,

3.       Uzaktan erişimin rahatlıkla sağlanabilmesi,

4.       Çalışanların performans yönetiminde yapılacak anlık mesajlaşma ve görüntülü konferans araçlarının tercih edilmesi, böylece daha hızlı ve net geribildirimin sağlanması,

5.       Geribildirim zamanlarının düzenli aralıklı ve dönemsel olarak planlanması,

6.       Çalışanla olumlu ve geliştirilmesi gereken konularda destekleyici bir iletişim kurulması,

7.       Bireysel ve grup çalışmalarının, ekip toplantılarının netleştirilip erişilebilir takvimlere işlenmesi

süreci verimli ve etkin bir şekilde yönetmeyi kolaylaştıracaktır.

Uzaktan çalışma sürecinde çalışanlarla yapılacak değerlendirme görüşmelerinde;

1.       Çalışanın motivasyonu,

2.       Bulunulan çalışma ortamının uzaktan çalışmaya uygunluğu,

3.       Yapılan işin uzaktan ve internetin olduğu her yerden kolaylıkla yapılabilmesi,

4.       İş yapılırken zaman kaybı yaşanabilme olasılığı

gibi performansı etkileyebilecek önemli konular tespit edilmeli ve değerlendirmeyi bu kriterler doğrultusunda yapmalı.

“Uzaktan Çalışmanın Sürdürülebilirliği”

Diğer yandan zorunlu uzaktan çalışma dönemi aynı zamanda bireysel ve mesleki gelişim konularına daha fazla zaman ayırabilme fırsatları da sağlamış bulunuyor.

Şirketin ve yöneticinin, çalışanın kariyer planlaması ve yetkinliklerini arttırabilmesi için destek olması, yöneticinin çalışana işiyle ilgili daha sık geri bildirimde bulunması uzaktan çalışma koşullarında çok daha önemli hale gelmiştir.

Esnek çalışma uygulamalarındaki değişimle; eğitmenler, danışmanlar, web tasarımcıları, bilgi teknolojileri alanında çalışan profesyoneller gibi uzaktan çalışmaya uyumlanma becerileri daha yüksek olanların çoğunlukta olduğu, uzaktan çalışmaya devam edilebilir iş kollarında ve mesleklerde iş tatmini ve performansın daha olumlu etkilendiği görülmektedir.

Çalışana güven duyulması, ekip çalışmasında herkesin rolünün belirgin olması, iletişimin aktifliği ve sıklığı, uzaktan yüz yüze görüşmelerin niteliğinin arttırılması, ekipler arası iş birliğinin desteklenmesi, azalan sosyal etkileşimin çalışanlarla bağ kurularak güçlendirilmesi artık her şirketin ve yöneticinin öncelikli gündemi olmak durumundadır.

Esnek, uzaktan ve hibrit çalışma modelleri etkin iletişim yönetimi ve stratejiler doğrultusunda hayata geçirilen insan odaklı ve güven duyulan bir performans yönetimi uygulamaları ile sistemin güçleneceğinden ve sürdürülebilirliğinden söz edilebilir.  Böylece şirket amaç ve stratejileri doğrultusunda kurumsal ve bireysel performans yönetimi uygulamaları birbirleriyle uyumlandırıldığında temel performans sonuçları da olumlu yönde etkilenebilmektedir.

Çalışanın ihtiyaç ve beklentilerine odaklanan, performans değerlendirme kriterlerini netleştiren, değişim dinamiklerini doğru okuyan ve öncelikleri belirleyen şirketler zor zamanları diyalog ve iş birliği kültürüyle çok daha kolay yönetecektir.

Çalışan Performansını Etkileyen Olmazsa Olmaz Unsurlar

Performans yönetim süreci çalışanın verimliliğine, iş sonuçlarına, iş yerindeki tutum ve davranışlarına odaklanır. İşletmedeki fiziksel koşullar, çalışanlara sunulan maddi olanaklar ve çalışma koşullarına ilişkin temel ihtiyaçlar da çalışanın performansını öncelikli olarak etkiler. Örgütsel davranış araştırmaları da bize göstermektedir ki temel hijyen faktörlerin eşitlikçi, insani ve adil olarak oluşturulması ve uygulanmasının yanı sıra çalışanlar; fark edilmek, sesini duyurmak ve saygılı bir işyeri ortamında çalışmak isterler.

Sahada, çalışanların emekleri karşılığında aldıkları temel ücretin yanı sıra yan faydaların da çeşitlendirildiği, çalışanlara seçim yapabilecekleri farklı alternatiflerin sunulduğu örnekleri de görmekteyiz. Tıpkı açık büfeden istediğimiz yemeği seçme şansımızın olması örneğindeki gibi yan faydalar büfesini çeşitlendirmek, çalışanın gereksinim duyduğu ve yararlandığında mutlu olacağı seçenekleri oluşturmak mümkün.

Yüksek performanslı ve motivasyonlu çalışanlardan oluşan bir iş yeri hayal değil. Bu hayali gerçeğe dönüştürmek; çalışanları destekleyen, onlara kulak veren, görüş ve önerilerini toplayan, katılımcılığı teşvik eden, çalışanların işletmedeki süreçlerin iyileştirilmesine katkı sağlamalarını kolaylaştıracak ortamları oluşturan, farklı beklenti ve gereksinimlerini tanımlayabilen ve oluşturulan bu seçenekler arasından çalışana seçme şansı sunan bir yönetim yaklaşımı ve pratiği ile mümkün olacaktır.